Dacă ai ajuns aici căutând cum arată noile certificate, răspunsul scurt e mai jos, cu culori și elemente de siguranță. Dar merită spus din capul locului că partea vizuală e cea mai puțin importantă schimbare. Ce s-a schimbat cu adevărat pentru un om obișnuit e de unde poate cere documentul, iar asta nu se vede pe hârtie.
Schimbarea care contează: nu mai depinzi de primăria unde s-a înregistrat actul
Regula veche era simplă și enervantă. Certificatul de naștere se lua de la primăria unde fusese înregistrată nașterea. Dacă te-ai născut în Botoșani și locuiești în Timișoara, mergeai la Botoșani sau trimiteai pe cineva acolo.
Normele metodologice aprobate prin HG 255/2024, date în aplicarea Legii 119/1996, schimbă asta la art. 158: cererea se poate depune la oricare serviciu public comunitar local de evidență a persoanelor sau la oricare primărie din România, iar certificatul se livrează la adresa din țară indicată în cerere. Când cererea se depune la o misiune diplomatică sau la un consulat, livrarea se face prin curier în străinătate.
Asta funcționează pentru că actele nu mai stau doar în registrele de hârtie ale primăriei emitente. Sistemul informatic integrat pentru emiterea actelor de stare civilă, SIIEASC, a devenit operațional la nivel național pe 31 martie 2025. În primul an de funcționare au fost înregistrate 1.018.393 de evenimente de stare civilă și validate aproape 2,93 milioane de acte în arhiva electronică.
Cum arată efectiv noile certificate
Elementele sunt stabilite prin art. 9 din aceleași norme. Toate cele patru documente se tipăresc pe hârtie specială format A4, de minimum 95 de grame, cu filigran cu stema României. Fiecare exemplar poartă, tipărit în stânga jos, un șir unic format din trei litere și șapte cifre. Restul elementelor de siguranță se stabilesc prin ordin al ministrului afacerilor interne, deci nu sunt publice în detaliu, ceea ce e de altfel firesc.
Ce le deosebește la prima vedere e culoarea de fond:
| Document | Tentă de culoare |
|---|---|
| Certificat de naștere | albastră |
| Certificat de căsătorie | roz |
| Certificat de deces | cenușie |
| Certificat de divorț | verde |
Formatul A4 e o schimbare cu efecte practice mărunte, dar reale: noile certificate nu mai intră în portofel și nu mai încap în foliile de plastic în care generații întregi și-au ținut certificatul de naștere. Merită o folie de dosar.
Formatul electronic există. Aproape nimeni nu-l cere
Art. 158 alin. (1) prevede că certificatele se eliberează în format fizic și electronic. Varianta electronică se semnează electronic de emitent, primește automat sigiliul SIIEASC și un cod de verificare care îi confirmă autenticitatea. Deci da, certificatul digital există și e un document real, nu o poză a celui de hârtie.
Cifrele din primul an de funcționare arată însă cât de puțin s-a mutat lumea acolo. Din cele 797.088 de certificate de naștere eliberate, 763.241 au fost fizice și 33.847 digitale, adică 4,2%. La căsătorie proporția e aproape identică, 4,3%. La deces, 2.753 din 485.824, adică sub 1%.
Explicația probabilă nu e tehnică. Certificatul îl ceri ca să-l dai altcuiva, iar acel altcineva — un notar, o bancă, un consulat, un HR — cere de obicei hârtie. Un document digital e util doar dacă cel care îl primește știe ce să facă cu el, și încă nu e cazul peste tot.
Ce nu poți face încă online
Aici trebuie să fim exacți, pentru că se scrie mult și greșit pe tema asta. Normele descriu, la art. 32, un portal extern al SIIEASC prin care cetățeanul ar putea depune cereri pentru înregistrarea actelor, pentru transcrieri, pentru eliberarea certificatelor și a extraselor multilingve, chiar și pentru divorțul administrativ. Autentificarea s-ar face cu certificat calificat de semnătură electronică sau cu un cont creat la un ghișeu.
Portalul e scris în normă. Funcționarea lui pentru publicul larg nu e confirmată. În mai 2024, Ministerul Afacerilor Interne anunța că partea destinată cetățenilor nu e accesibilă, din cauza extinderii în etape și a interconectării celor 3.188 de unități administrativ-teritoriale. Comunicatul de bilanț de la un an de la operaționalizarea națională nu anunță lansarea ei. Presa a scris în mai 2026 despre o implementare întinsă pe peste cinci ani față de cei circa trei planificați, cu primării care raportează dificultăți de utilizare și fluxuri rămase parțial manuale.
Concluzia practică: nu poți descărca azi un certificat de naștere de acasă. Cineva tot trebuie să ajungă la un ghișeu. Diferența față de acum doi ani e că ghișeul poate fi oricare, nu neapărat cel din orașul nașterii.
Certificatul de divorț, documentul de care puțini au auzit
E singurul din cele patru care nu atestă un eveniment consemnat de la sine, ci rezultatul unei proceduri. Se emite de ofițerul de stare civilă atunci când căsătoria se desface prin acordul soților, pe cale administrativă, sau de notarul public. Numărul se alocă din Registrul unic al certificatelor de divorț, care ține evidența centralizată a ambelor categorii de emitenți.
Confuzia frecventă: dacă ai divorțat în instanță, nu primești certificat de divorț. Primești o hotărâre judecătorească definitivă, pe baza căreia se operează mențiunea pe actul de căsătorie. Cere hotărârea, nu certificatul.
Pentru străinătate: trei regimuri diferite, ușor de confundat
Aici se fac cele mai scumpe greșeli, fiindcă oamenii plătesc traduceri și apostile de care nu aveau nevoie, sau se prezintă fără cele de care aveau.
Extrasul multilingv al actului de stare civilă se eliberează în aplicarea Convenției CIEC nr. 16, semnată la Viena în 1976. Are aceeași putere doveditoare ca certificatul propriu-zis și se folosește direct în fața autorităților din statele părți la convenție. Se cere, ca și certificatul, de la oricare primărie.
Formularul standard multilingv din Regulamentul (UE) 2016/1191 e altceva, deși numele seamănă. E un instrument ajutător de traducere, nu are valoare juridică autonomă și se prezintă numai împreună cu documentul original pe care îl însoțește. În schimb, documentul astfel însoțit e acceptat fără traducere și fără legalizare.
Apostila nu mai e necesară pentru documentele care circulă între state membre UE sub incidența aceluiași regulament. Rămâne necesară pentru statele Convenției de la Haga din 1961 aflate în afara acestui regim. Cu alte cuvinte: pentru Italia, Spania sau Germania nu apostilezi; pentru Statele Unite, Canada sau Turcia, da.
Dacă ești plecat din țară
Legea 119/1996 permite eliberarea certificatului către trei categorii: titularul, persoana împuternicită prin procură specială autentificată și avocatul care are împuternicire avocațială. Asta e baza pe care funcționează orice intermediere, inclusiv a noastră.
Prin serviciul de certificat de naștere și prin cel de certificat de căsătorie, cererea se depune la starea civilă în baza împuternicirii avocațiale, iar documentul, emis de instituție, ajunge la adresa ta, în țară sau afară. Noi nu emitem nimic și nu putem grăbi un act care nu se găsește; ce plătești e demersul și transportul.
Dacă ești în România și ai o dimineață liberă, mergi la ghișeu. De când poți alege orice primărie, drumul e mult mai scurt decât era.