Cazierul fiscal e un document mic, o pagină, care blochează lucruri mari: înființarea unei firme, cumpărarea de părți sociale, numirea ca administrator, o licitație, un credit. Aproape toate certificatele ies fără mențiuni, iar cine îl cere vrea exact confirmarea asta pe hârtie sau în PDF. Ghidul de mai jos acoperă tot subiectul: ce se înscrie și ce nu, cât rămâne, cine îl poate cere și pentru cine, și cele trei căi prin care îl obții, cu articolele din OG 39/2015 lângă fiecare afirmație, pentru că pe subiectul ăsta circulă multe cifre greșite, inclusiv în varianta anterioară a acestei pagini.
Ce este și ce nu este
OG 39/2015 art. 1 definește cazierul fiscal drept mijlocul de evidență a persoanelor fizice, juridice și a entităților fără personalitate juridică care au săvârșit fapte sancționate de legile fiscale, contabile, vamale și de disciplină financiară. Îl organizează ANAF, la nivel central (art. 3). Fiecare contribuabil are o poziție în el, iar poziția e goală până la o sancțiune rămasă definitivă.
Trei confuzii costă cele mai multe drumuri. Cazierul fiscal nu arată datorii: o restanță la ANAF nu este o faptă sancționată și nu se înscrie nicăieri; pentru datorii există certificatul de atestare fiscală. Nu are nicio legătură cu cazierul judiciar, care vine de la Poliție și privește fapte penale. Și nu se ia de pe ghiseul.ro, care e o platformă de plăți; cazierul fiscal îl eliberează ANAF.
Ce se înscrie în el
Art. 4 alin. (1) spune că se înscriu faptele sancționate contravențional sau penal de legile fiscale, contabile, vamale și cele privind disciplina financiară. Lista concretă e în anexa la HG 1000/2015, actualizată prin HG 1568/2022 (în vigoare din 29 ianuarie 2023), și are câteva sute de poziții. Câteva exemple din ea, ca să vezi cât de jos coboară pragul:
- nedepunerea la termen a declarațiilor de înregistrare fiscală sau de mențiuni și neîndeplinirea la termen a obligațiilor de declarare (Codul de procedură fiscală art. 336 alin. (1) lit. a) și b));
- deținerea de active sau datorii neînregistrate în contabilitate și nedepunerea situațiilor financiare anuale (Legea contabilității 82/1991 art. 41);
- neemiterea bonului fiscal și nepăstrarea rapoartelor de închidere zilnică (OUG 28/1999);
- evaziunea fiscală și infracțiunile vamale, cu toate formele lor.
Da, o declarație depusă cu întârziere este pe listă. Ghidurile care spun că „o declarație întârziată nu se înscrie” greșesc pe jumătate: fapta e pe listă, dar intră în cazier doar dacă a fost sancționată cu amendă, iar avertismentul nu se înscrie niciodată (art. 4 alin. (2)). Și, cum vezi mai jos, o amendă plătită dispare din evidență după o lună.
Pe lângă fapte, art. 4 alin. (4) adaugă trei situații: atragerea răspunderii solidare cu debitorul, stabilită prin decizie definitivă a ANAF; atragerea răspunderii patrimoniale a administratorului pentru datoriile unei firme ajunse în insolvență, prin hotărâre judecătorească definitivă; și inactivitatea fiscală declarată de ANAF. Cu o excepție scrisă expres: inactivitatea fiscală care rezultă din înscrierea inactivității temporare la registrul comerțului nu se înscrie. Firma suspendată corect la ONRC nu lasă urme în cazier; firma lăsată „în aer” lasă.
Persoana fizică și firma: două caziere, o singură capcană
Firma are cazierul ei, pe CUI. Asociații și administratorii îl au pe al lor, pe CNP. Capcana e că faptele firmei se răsfrâng asupra oamenilor. Art. 4 alin. (5) și (6) spun că inactivitatea fiscală se înscrie și în cazierul reprezentanților legali din perioada în care a intervenit, iar alin. (7) extinde înscrierea la reprezentanții noi dacă inactivitatea continuă mai mult de un semestru după numirea lor. Răspunderea patrimonială dintr-o insolvență intră direct în cazierul persoanei.
De aici întrebarea clasică, „dacă am cazier fiscal pot fi asociat?”, cu răspunsul clar din art. 8 alin. (5): se interzice autorizarea operațiunilor de la alin. (1) dacă în cazier există înscrieri. Nu până la radierea faptei. Și situația inversă, la fel de neplăcută: administratorul unei firme care a fost declarată inactivă și apoi radiată păstrează inactivitatea în cazierul personal încă un an de la radiere (art. 6 alin. (1) lit. j)). Închiderea firmei nu șterge ce s-a înscris pe numele oamenilor.
Pentru persoana fizică obișnuită, fără firmă în trecut, cazierul e aproape mereu curat. Problemele apar la foștii administratori de firme abandonate și la cei cărora li s-a atras răspunderea.
Când se șterg faptele
Aici circulă cele mai multe cifre greșite, așa că tabelul e făcut direct pe art. 6 din OG 39/2015.
| Situația | Se scoate din evidență | Cum |
|---|---|---|
| Contravenție sancționată cu amendă (lit. e) | la o lună de la înscriere, dacă amenda e plătită; altfel, în 3 zile lucrătoare de la plată; dacă nu se plătește deloc, la 5 ani de la înscriere | din oficiu |
| Contravenție la regimul produselor accizabile (lit. f) | la un an de la înscriere, cu amenda plătită; aceleași reguli în rest | din oficiu |
| Infracțiune (lit. c) | la 5 ani de la executarea pedepsei, fără alte fapte de același fel | la cererea contribuabilului (art. 6 alin. (2)) |
| Faptă penală sancționată cu amendă sau avertisment (lit. d) | la 5 ani de la înscriere | din oficiu |
| Răspundere solidară sau patrimonială (lit. g) | la stingerea creanțelor, dar nu mai devreme de o lună de la înscriere; altfel, la 5 ani | din oficiu |
| Inactivitate fiscală, firmă reactivată (lit. h) | la data reactivării, dacă inactivitatea a venit din declarații nedepuse; la 3 luni de la reactivare în celelalte cazuri (sediu expirat, de pildă) | din oficiu, inclusiv pentru reprezentanți |
| Nu mai ești reprezentant al firmei inactive (lit. i) | la un an de la înscrierea schimbării la registrul comerțului | din oficiu |
| Firma inactivă a fost radiată (lit. j) | la un an de la radiere, pentru reprezentanți | din oficiu |
| Amnistie, reabilitare, dezincriminare (lit. a, b) | la data la care intervin | din oficiu |
Două lucruri de reținut din tabel. Pentru infracțiuni, ștergerea nu vine singură: art. 6 alin. (2) o pune la cerere, deci cine a avut o condamnare pentru evaziune trebuie să o ceară, cu dovada executării pedepsei. Și orice scoatere din oficiu se poate cere și mai devreme, cu documente (alin. (3)), util când sistemul întârzie să opereze o plată de amendă. Istoricul celor scoși din evidență se păstrează 10 ani la ANAF (art. 7), dar nu mai apare în certificat.
Cine îți cere cazier fiscal
Art. 8 alin. (1) enumeră situațiile în care prezentarea e obligatorie: la înființarea societăților, cooperativelor și entităților fără personalitate juridică, de către asociați, acționari și reprezentanți legali; la înscrierea asociațiilor și fundațiilor, de către fondatori; la autorizarea unei activități independente; la cesiunea părților sociale sau acțiunilor, de către noii asociați; la numirea de reprezentanți legali noi și la cooptarea de asociați noi prin majorare de capital; și în alte cazuri prevăzute de lege, unde intră licitațiile, autorizările și o parte din dosarele bancare.
Pentru tot ce trece prin registrul comerțului, din lista de mai sus, nu mai depui tu certificatul. Art. 8 alin. (2) spune că obligația e îndeplinită prin transmiterea electronică a informațiilor de la ANAF la ONRC, la cererea acestuia, în cel mult 2 ore. Verificarea nu a dispărut, s-a mutat în fundal, și asta are o consecință practică: dacă ai o faptă înscrisă, afli când cererea de înmatriculare sau de mențiune e respinsă. De aceea, dacă ai fost implicat în trecut într-o firmă cu probleme, merită să îți ceri certificatul înainte să pornești dosarul, nu după. Tabelul cu cine se verifică la fiecare operațiune:
| Situația | Al cui cazier se verifică |
|---|---|
| Înmatriculare SRL sau SA | asociații, acționarii și reprezentanții legali, ca persoane fizice |
| PFA, întreprindere individuală sau familială | titularul, respectiv membrii |
| Cesiune de părți sociale | persoanele care intră în societate |
| Administrator sau reprezentant legal nou | persoana numită |
| Asociație sau fundație | membrii fondatori și cei care devin reprezentanți legali |
| Licitație, finanțare, autorizare, dosar bancar | firma, pe CUI, uneori și administratorii |
Cetățenii străini și firmele străine neînregistrate fiscal în România nu au cum să aibă cazier fiscal românesc, așa că art. 8 alin. (4) le cere în loc o declarație autentică pe propria răspundere. Un asociat străin într-un SRL nou nu trebuie trimis după un document care nu există.
„Verificare cazier fiscal”: ce se poate și ce nu
Întrebarea reală din spatele căutării e „cum aflu dacă am ceva înscris” sau, mai des, „cum aflu dacă partenerul meu are”. La a doua răspunsul e scurt: nu ai cum. Certificatul se eliberează titularului, reprezentantului legal sau unui împuternicit cu mandat (art. 9 alin. (9)), iar instituțiilor publice doar când au de soluționat o cerere care îl presupune (alin. (10)). Nu există o interogare publică după CNP sau CUI, iar site-urile care promit „verificare instant” nu au acces la evidența ANAF. Dacă ai nevoie de garanția asta într-un contract, ceri partenerului să îți prezinte el certificatul, exact ca o autoritate contractantă.
Ce poți verifica fără acordul nimănui: starea firmei, asociații, administratorii, sediul și eventualele mențiuni de insolvență sau dizolvare, dintr-un certificat constatator de la registrul comerțului; și dacă firma e declarată inactivă fiscal, din registrul contribuabililor inactivi publicat de ANAF. Cele două acoperă aproape toate riscurile pe care lumea încearcă să le prevină căutând cazierul celuilalt.
La prima întrebare, despre propria situație, răspunsul e tot certificatul: îl ceri și citești ce scrie. Dacă apare o faptă pe care o credeai ștearsă, compari data din certificat cu termenele din tabelul de mai sus și, dacă termenul a trecut, depui cererea de rectificare (formularul 503) la organul fiscal care a făcut înscrierea, cu dovada: chitanța amenzii, decizia de reactivare, hotărârea definitivă. ANAF răspunde în 5 zile (art. 10 alin. (4)) și eliberează un certificat nou sau o decizie de respingere, care se contestă la tribunal în 30 de zile (art. 11).
Ce scrie în certificat
Formularul 504, adică certificatul, are o pagină: antetul ANAF, numărul și data, datele de identificare ale titularului și rubrica de mențiuni, care spune fie că nu există fapte înscrise, fie enumeră faptele cu sancțiunea, temeiul legal și data rămânerii definitive. Nu are hologramă și nu se tipărește pe hârtie specială. În varianta electronică, singurul element care îl face autentic e semnătura digitală a ANAF, vizibilă la deschiderea PDF-ului într-un cititor care validează semnături. Printat, PDF-ul devine o imagine fără semnătură; instituțiile care lucrează electronic cer fișierul, nu scanul lui.
Valabilitatea: 30 de zile de la emitere și numai în scopul pentru care a fost eliberat (art. 9 alin. (7)). Pentru registrul comerțului și pentru o licitație îți trebuie două certificate, iar un cazier scos „ca să îl am” expiră, de regulă, până se adună restul dosarului.
Cele trei căi
1. Din Spațiul Privat Virtual, fără deplasare
SPV e contul tău pe portalul ANAF, prin care comunici electronic cu fiscul: vezi obligațiile, depui declarații, ceri certificate. Odată activat, cazierul fiscal e o cerere de câteva minute: te autentifici, intri la cereri, alegi eliberarea certificatului de cazier fiscal, completezi scopul (contează, pentru că certificatul e valabil doar în acel scop) și transmiți. Răspunsul apare în secțiunea de mesaje, ca PDF semnat electronic, de regulă în câteva ore și cel mult în ziua lucrătoare următoare pentru cererile de vineri seara. Legea spune „de îndată” (art. 9 alin. (8)); în SPV asta chiar se întâmplă.
Problema nu e cererea, ci contul. Înregistrarea în SPV a persoanelor fizice e reglementată de Ordinul ANAF 1090/2022 (Monitorul Oficial 585 din 16 iunie 2022): trimiți cererea online cu actul de identitate fotografiat și îți programezi o sesiune de identificare vizuală, în care un funcționar îți verifică identitatea pe video. Alternativ, te duci cu numărul cererii și cu actul la orice administrație fiscală și aprobarea se face la ghișeu. Nu există un „formular 502 pentru SPV”; 502 e cererea de cazier, vezi mai jos.
Unde se blochează lumea, în ordinea frecvenței:
- ești plecat din țară și sesiunile video se programează în ore de România, pe conexiuni instabile și cu locuri limitate; cine are act valabil și răbdare trece, cine nu are act valabil nu are ce încerca;
- actul de identitate a expirat: nu se poate face nici identificarea video, nici aprobarea la ghișeu, iar reînnoirea cere prezența în țară sau consulatul;
- telefonul sau emailul din evidența ANAF sunt vechi, codurile de confirmare pleacă spre ele, și ca să le schimbi îți trebuie exact accesul pe care nu îl ai;
- contul e creat, dar neaprobat: dacă la autentificare nu vezi secțiunea de cereri și mesaje, nu ai SPV, oricât de mult ai completat;
- ceri cazierul firmei din contul personal: contul tău acoperă doar situația ta; pentru firmă, persoana juridică se înrolează separat, de reprezentantul legal, iar asociatul fără calitatea de administrator nu poate cere din contul propriu cazierul societății.
2. La ghișeu, la orice administrație fiscală
Nu „la cea de domiciliu”: art. 9 alin. (1) și (2) spun că cererea se depune la orice organ fiscal competent în eliberarea certificatului, indiferent de domiciliul fiscal. Pentru persoana fizică: formularul 502 și actul de identitate. Pentru firmă: cererea depusă de reprezentantul legal, cu documente care îi atestă calitatea (act constitutiv, hotărâre de numire sau un certificat constatator recent), ori de un mandatar. Contabilul care ține evidența firmei nu poate cere certificatul fără o împuternicire scrisă. Eliberarea e de îndată (alin. (8)), pe loc în practică, și gratuită (alin. (5)). Dezavantajul e doar programul cu publicul și drumul.
3. Prin împuternicit
Art. 9 alin. (1) admite două forme de mandat pentru persoanele fizice: procura autentică și împuternicirea avocațială. E calea pentru cine e plecat și nu trece de video, pentru cine are actul expirat, pentru cine are nevoie de cazierul unei firme în care nu e reprezentant legal dar are mandat de la acesta, și pentru cine vrea documentul pe email fără să se ocupe. Asta facem noi: prin serviciul de cazier fiscal online depunem cererea cu împuternicire și îți trimitem certificatul în 1–3 zile lucrătoare, pentru 198 RON cu TVA. Plătești munca, nu documentul; certificatul în sine nu costă nimic la nicio cale. Dacă ești în țară, ai act valabil și un ghișeu în apropiere, varianta 2 e mai rapidă și gratuită.
| Criteriu | SPV | Ghișeu ANAF | Împuternicit |
|---|---|---|---|
| Cost | gratuit | gratuit | tariful serviciului |
| Timp | ore, cel mult o zi lucrătoare | pe loc | 1–3 zile lucrătoare |
| Ce îți trebuie | cont SPV aprobat | formularul 502, act de identitate valabil | procură autentică sau împuternicire avocațială |
| Deplasare | niciuna | la orice administrație fiscală | niciuna |
| Potrivit când | ai deja contul activ | ești în țară și ai act valabil | ești plecat, actul a expirat sau ceri pentru o firmă fără acces la SPV-ul ei |
Formularele, cu numerele corecte
Numerele circulă amestecat, inclusiv în versiunea anterioară a acestei pagini, așa că pe scurt, după Ordinul ANAF 2594/2015 cu modificările ulterioare: 502 este cererea de eliberare a certificatului de cazier fiscal, cea pe care o completezi; 503 este cererea de rectificare a datelor înscrise; 504 este certificatul de cazier fiscal, adică documentul pe care îl primești; 505 e fișa de înscriere pentru răspundere solidară sau patrimonială, folosită de ANAF, nu de tine. În SPV nu completezi formulare cu număr, alegi tipul de cerere din listă.
Inactivitatea fiscală, mențiunea care apare cel mai des la firme
La o firmă obișnuită, fără infracțiuni și fără controale spectaculoase, singura mențiune care ajunge frecvent în cazier e inactivitatea fiscală. ANAF o declară în situațiile prevăzute de Codul de procedură fiscală art. 92, cele mai comune fiind nedepunerea niciunei declarații un semestru întreg și expirarea dovezii de sediu. A doua e capcana discretă: contractul de comodat pentru sediu trece de termen, nimeni nu depune mențiunea de prelungire, ANAF constată și declară firma inactivă, iar mențiunea intră în cazierul firmei și al administratorului. De aici și căutarea „cazier fiscal sediu expirat”: legătura merge de la sediu la inactivitate și de la inactivitate la cazier, nu invers.
Reactivarea nu curăță instant certificatul. Dacă inactivitatea a venit din declarații nedepuse, ștergerea se face la data reactivării; dacă a venit din sediu expirat sau din alte cauze, abia la 3 luni de la reactivare (art. 6 alin. (1) lit. h)). O firmă reactivată luna trecută pentru sediu primește încă un cazier cu mențiuni, și la fel administratorul ei. Pentru dosarele cu termen, cele trei luni se planifică. Verificarea rapidă a stării sediului se face dintr-un certificat constatator, unde apar actul de sediu și data expirării lui; procedura de prelungire sau mutare e în ghidul despre ONRC.
Pe scurt
Cazierul fiscal arată sancțiuni, nu datorii. O amendă plătită iese după o lună, inactivitatea la reactivare sau la trei luni după, infracțiunile la cinci ani de la executarea pedepsei și doar la cerere. Certificatul e gratuit, se eliberează de îndată, la orice administrație fiscală, e valabil 30 de zile și doar pentru scopul declarat. La registrul comerțului nu îl mai duci tu, îl cere ONRC de la ANAF în două ore. Cazierul altcuiva nu se poate verifica; al tău, da, și merită făcut înainte de dosar, nu după. Iar când SPV-ul nu merge, rămân ghișeul, dacă ești în țară, și împuternicitul, dacă nu ești.