Cazierul fiscal al unei firme se emite pe codul de identificare fiscală al societății și arată dacă acea persoană juridică are înscrise fapte sancționate de legislația fiscală, contabilă, vamală sau de disciplină financiară. La Registrul Comerțului însă, în cele mai multe dosare, se verifică situația fiscală a persoanelor: asociați, acționari, administratori, reprezentanți legali. O firmă cu poziție curată poate rămâne blocată fiindcă unul dintre asociați are o faptă înscrisă pe numele lui.
Certificatul este valabil 30 de zile, se eliberează gratuit de ANAF (din Spațiul Privat Virtual al societății sau de la administrația financiară) și poate fi cerut de reprezentantul legal ori de un împuternicit al acestuia. Noțiunile de bază, adică ce fapte se înscriu, când se radiază și prin ce diferă de certificatul de atestare fiscală, sunt în ghidul despre cazierul fiscal al persoanei fizice. Mai jos este partea specifică firmelor.
Cazierul firmei și cazierul asociatului sunt două documente diferite
Confuzia costă cele mai multe drumuri. Cine cere „cazier fiscal pentru SRL” primește un certificat pe CUI, care spune ceva despre societate. Cine depune un dosar de înmatriculare are nevoie, de fapt, de situația fiscală a oamenilor din spatele firmei. Sunt evidențe separate, cu surse și efecte diferite.
| Aspect | Cazierul persoanei juridice | Cazierul asociatului sau administratorului |
|---|---|---|
| Se emite pe | codul de identificare fiscală al societății | CNP-ul persoanei fizice |
| Conține | faptele societății, inclusiv inactivitatea fiscală declarată | faptele persoanei, inclusiv cele răsfrânte din firme anterioare |
| Cine îl poate cere | reprezentantul legal sau un împuternicit | titularul sau un împuternicit |
| Unde se cere de obicei | licitații, finanțări, autorizări, dosare bancare | înmatriculare, cesiune, numire administrator |
| Ce blochează | participarea firmei la o procedură | înregistrarea unei firme noi sau a unei mențiuni |
Când se cere cazierul fiscal și al cui
Ordonanța Guvernului nr. 39/2015 enumeră situațiile în care prezentarea certificatului este obligatorie. Tabelul de mai jos traduce lista în practica de zi cu zi.
| Situația | Se verifică |
|---|---|
| Înmatriculare SRL sau societate pe acțiuni | asociații, acționarii, administratorii și reprezentanții legali, ca persoane fizice |
| Înregistrare PFA, întreprindere individuală sau familială | titularul, respectiv membrii, ca persoane fizice |
| Cesiunea părților sociale | persoanele care intră în societate prin cesiune |
| Numirea unui administrator sau reprezentant legal nou | persoana numită |
| Înființarea unei asociații sau fundații | membrii fondatori, membrii organelor de conducere, cenzorii |
| Licitație publică, finanțare, autorizare, dosar bancar | societatea, pe CUI |
| Mențiuni privind sediul social | societatea, iar dacă se schimbă și persoanele, și acestea |
De la digitalizarea schimbului de date între ANAF și Registrul Comerțului, cazierele fiscale ale persoanelor implicate în dosarele de înmatriculare sunt obținute de regulă direct de instituție. Asta nu înseamnă că verificarea dispare, ci că ea se face în fundal. Dacă apare o faptă, rezoluția este de respingere sau de amânare, iar solicitantul află abia atunci că are o problemă. De aceea merită cerut certificatul înainte de depunere, mai ales dacă ai fost implicat în trecut într-o firmă cu probleme fiscale.
Ce se întâmplă când firma este declarată inactivă
Inactivitatea fiscală este singura mențiune care ajunge frecvent în cazierul unei societăți obișnuite, fără infracțiuni și fără controale spectaculoase. Codul de procedură fiscală prevede limitativ când ANAF declară un contribuabil inactiv, iar cele mai multe cazuri sunt administrative, nu de rea-credință.
| Cauza inactivității | Cum se iese din ea |
|---|---|
| Nicio declarație depusă pe parcursul unui semestru calendaristic | depunerea declarațiilor restante, apoi cerere de reactivare |
| Firma nu funcționează la domiciliul fiscal declarat | dovada unui sediu valabil și cerere de reactivare |
| Durata deținerii spațiului cu destinație de sediu social a expirat | prelungirea contractului sau mutarea sediului, apoi reactivarea |
| Inactivitate temporară înscrisă la Registrul Comerțului | reluarea activității și radierea mențiunii |
| Societatea nu mai are organe statutare | numirea unui administrator |
Efectele sunt imediate: codul de TVA se anulează, cheltuielile și TVA-ul aferent achizițiilor de la un contribuabil inactiv nu se deduc la partener, iar mențiunea intră în cazierul fiscal al firmei. Reactivarea nu curăță instant certificatul. Inactivitatea se radiază din cazier la trei luni de la data reactivării, așa că o firmă reactivată luna trecută încă primește un cazier cu mențiuni. Pentru dosarele cu termen, intervalul acesta trebuie planificat.
Există o diferență importantă între inactivitatea declarată de ANAF și suspendarea activității înregistrată voluntar la Registrul Comerțului. A doua este o decizie a asociaților, cu procedură proprie și cu efecte previzibile. Prima vine ca sancțiune și lasă urmă în cazier.
Sediul social expirat, capcana cea mai frecventă
Contractul de comodat sau de închiriere pentru sediu are termen. Când termenul trece și nimeni nu depune mențiunea de prelungire, situația nu rămâne suspendată la nesfârșit. ANAF poate constata că durata deținerii spațiului a expirat și poate declara societatea inactivă, cu tot ce înseamnă asta pentru cazier și pentru codul de TVA.
Din acest motiv „cazier fiscal sediu expirat” este o căutare atât de des întâlnită. Legătura nu este directă, în sensul că nimeni nu îți cere cazier fiscal pentru că ți-a expirat sediul. Legătura merge invers: sediul expirat duce la inactivitate, iar inactivitatea ajunge în cazier. Verificarea care lămurește situația rapid este certificatul constatator, unde apar datele sediului și termenul acestuia.
Cum se răsfrânge o faptă asupra persoanei
Partea pe care puțini o anticipează: problemele unei societăți pot rămâne atașate persoanelor care au condus-o. Un administrator căruia i s-a atras răspunderea patrimonială sau solidară pentru obligațiile firmei ajunge cu fapta în propriul cazier fiscal. Din acel moment, întrebarea „dacă am cazier fiscal pot fi asociat” are răspuns clar: nu, până la radierea faptei.
Blocajul funcționează la înmatricularea unei societăți noi, la cooptarea ca asociat într-una existentă, la preluarea de părți sociale prin cesiune și la numirea ca administrator. Radierea se face din oficiu, la termenele prevăzute de lege, fără cerere. Un an de la achitarea integrală a amenzii în cazul contravențiilor, cinci ani de la rămânerea definitivă a hotărârii pentru faptele penale. Dacă termenul a trecut și fapta apare în continuare, se depune o cerere de rectificare la administrația financiară.
Situația inversă apare la radierea unei firme. Închiderea societății nu șterge automat ce a fost înscris pe numele persoanelor, iar o firmă radiată cu datorii sau cu inactivitate poate lăsa urme care se văd abia peste ani, când asociatul încearcă să înregistreze altceva.
Cine poate cere cazierul fiscal al firmei și cu ce acte
Cererea o depune reprezentantul legal al societății sau o persoană împuternicită de acesta. Contabilul, chiar dacă ține evidența firmei, nu poate solicita certificatul fără o împuternicire scrisă. Sunt necesare cererea tip completată cu datele societății și codul de identificare fiscală, actul de identitate al reprezentantului legal și dovada calității lui (act constitutiv, hotărâre de numire sau certificat constatator recent). Când depune un împuternicit, se adaugă procura sau împuternicirea avocațială.
Sunt trei căi de obținere, cu aceleași reguli ca la persoana fizică. Prin Spațiul Privat Virtual activat pe CUI-ul firmei, gratuit și rapid, dacă administratorul are acces. La ghișeul administrației financiare de care aparține firma, gratuit, cu deplasare și cu termen legal de până la cinci zile lucrătoare. Sau prin împuternicit, contra cost, când administratorul este plecat, când firma nu are cont SPV funcțional sau când cel care are nevoie de document nu figurează ca reprezentant legal. La eGhișeul.ro, serviciul de cazier fiscal online costă 198 RON cu TVA, taxe incluse, cu livrare în 1–3 zile lucrătoare.
Pe scurt
Firma are cazierul ei, pe CUI, iar asociații și administratorii îl au pe al lor, pe CNP. La Registrul Comerțului se verifică aproape întotdeauna persoanele, la licitații și la bănci se cere societatea. Inactivitatea fiscală este mențiunea care apare cel mai des în cazierul unei firme obișnuite și dispare abia la trei luni de la reactivare. Sediul social expirat este cauza care declanșează cel mai discret acest lanț. Certificatul are 30 de zile de valabilitate, iar cererea o poate depune doar reprezentantul legal sau un împuternicit.