Ai nevoie de certificatul de naștere pentru un dosar depus în Spania, Germania sau Italia, iar actul e la primăria din localitatea unde te-ai născut, la 2.000 de kilometri distanță. Vestea bună: nu trebuie să vii în țară. Ai trei rute reale, iar alegerea corectă depinde mai puțin de buget și mai mult de țara în care depui dosarul.
Prima decizie: duplicat sau extras multilingv?
E întrebarea care decide dacă plătești două sute de lei sau șapte sute, și dacă documentul îți e acceptat sau întors.
Duplicatul este certificatul românesc obișnuit, în limba română. Pentru o autoritate străină, el are nevoie aproape întotdeauna de apostilă și de traducere legalizată.
Extrasul multilingv se eliberează pe formularul standardizat al Convenției nr. 16 de la Viena (1976), la care România a aderat prin Legea nr. 65/2012. Rubricile sunt numerotate identic în toate statele părți, așa că funcționarul din Sevilla înțelege documentul fără traducător. Iar articolul 8 alineatul 2 din Convenție scutește expres aceste extrase de apostilă.
Deci: dosar depus într-un stat parte la Convenție → extras multilingv, fără traducere și fără apostilă. Dosar depus în România sau într-un stat din afara Convenției → duplicat, plus pașii de legalizare.
Statele unde extrasul multilingv circulă fără apostilă și fără traducere
Austria · Belgia · Bosnia și Herțegovina · Bulgaria · Croația · Elveția · Estonia · Franța · Germania · Italia · Lituania · Luxemburg · Macedonia de Nord · Moldova · Muntenegru · Olanda · Polonia · Portugalia · România · Serbia · Slovenia · Spania · Turcia
Convenția nr. 16 de la Viena, 8 septembrie 1976. România — Legea nr. 65/2012, în vigoare din 24 august 2012.
Cele trei rute, comparate
| Rută | Ce presupune | Punctul slab |
|---|---|---|
| Consulat | Depui cererea la misiunea diplomatică din țara ta; ea o transmite autorității din România | Cea mai lentă — documentul face dus-întors pe canal diplomatic. Programările pot fi greu de prins. |
| Împuternicit | Dai procură specială cuiva din țară, care depune și ridică | Îți trebuie cineva disponibil să meargă de două ori. Procura de la notar străin cere apostilă și traducere. |
| Serviciu de intermediere | Semnezi împuternicirea online, restul se ocupă altcineva; primești documentul prin curier | Costă mai mult decât taxa de stat. Are sens când timpul sau distanța chiar contează. |
Procura specială: unde o faci contează mai mult decât crezi
Dacă mergi pe ruta cu împuternicit, procura e piesa care rupe planul cel mai des. Făcută la consulatul României, e valabilă direct în țară și gata. Făcută la un notar din Spania sau Italia, are nevoie de apostilă și de traducere legalizată în română — două drumuri în plus și încă o săptămână sau două, exact când te grăbeai.
Un al doilea detaliu ignorat: procura trebuie să fie specială, adică să spună explicit pentru ce document și pentru ce operațiune e dată. O procură generală de tipul „mă reprezintă în relația cu autoritățile” e refuzată la ghișeu de multe ori.
Când chiar ai nevoie de apostilă
Apostila (Convenția de la Haga, 1961) confirmă autenticitatea semnăturii și a ștampilei, ca documentul să fie recunoscut în alt stat. Îți trebuie în două situații:
- dosarul se depune într-un stat care nu e parte la Convenția nr. 16 — de exemplu Marea Britanie, Statele Unite, Canada;
- autoritatea îți cere expres certificatul românesc, nu extrasul multilingv (se întâmplă la proceduri de cetățenie și la unele instanțe).
În ambele cazuri ordinea e: întâi duplicatul, apoi apostila, apoi traducerea autorizată. Inversată, o iei de la capăt — traducerea făcută înainte de apostilă nu acoperă apostila.
Nu ești sigur ce formă îți trebuie?
Spune-ne în ce țară depui dosarul și la ce instituție. Îți spunem dacă e nevoie de duplicat cu apostilă sau de extras multilingv, apoi ne ocupăm de tot — inclusiv de livrarea prin curier internațional, la adresa ta din străinătate.
Greșelile care costă cel mai mult timp
Traducere făcută înaintea apostilei. Apostila se aplică pe certificat, iar traducerea trebuie să o cuprindă. Făcută invers, o refaci.
Extras multilingv cerut pentru un dosar din România. Instituțiile românești vor certificatul românesc. Extrasul multilingv e pentru drumul invers.
Procură generală în loc de specială. Vezi mai sus — e cel mai frecvent motiv de întors de la ghișeu.
Presupunerea că duplicatul se ia din orice primărie. Certificatul se eliberează de structura care are actul de naștere, adică de la locul nașterii. Dacă te-ai născut în Vaslui și locuiești în Cluj, la Cluj nu se rezolvă.
Dacă documentul e pentru dosarul de pensie
Situația apare des la românii care au lucrat în UE și își depun dosarul de pensie. Acolo se cer certificatul de naștere și, când numele diferă de cel din acte, cel de căsătorie. Dacă dosarul se depune la o casă de pensii dintr-un stat parte la Convenția nr. 16, extrasul multilingv e varianta care îți scutește traducerea. Vezi și cum se iau în calcul anii lucrați în străinătate.
Surse
- Convenția nr. 16 privind eliberarea extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, Viena, 8 septembrie 1976 — art. 8 alin. 2 (scutirea de apostilă).
- Legea nr. 65/2012 privind aderarea României la Convenția nr. 16, în vigoare din 24 august 2012.
- Convenția de la Haga din 1961 privind apostila.