Certificatul de naștere ajunge în trei feluri de dosare, iar fiecare are alte reguli: îl ceri pentru un copil abia născut, ceri un exemplar nou pentru unul pierdut, sau vrei ca o naștere petrecută în altă țară să fie recunoscută în România. Pagina asta le ia pe rând, cu articolele de lege din spate, pentru că exact aici circulă cele mai multe informații vechi: termenul „de 30 de zile” e real, dar consecințele depășirii lui s-au schimbat în 2022; drumul „la primăria unde te-ai născut” nu mai e obligatoriu din 2024.
Nou-născutul: 30 de zile, socotite cu tot cu ziua nașterii
Legea 119/1996, la art. 14^1 alin. (1), dă trei termene. Pentru copilul născut viu, 30 de zile de la naștere. Pentru copilul născut mort, 3 zile. Dacă un copil născut viu moare în primele 30 de zile, nașterea se declară în 24 de ore de la deces. Normele aprobate prin HG 255/2024 precizează la art. 42 alin. (2) că termenul cuprinde și ziua nașterii, și ziua în care faci declarația, deci pentru un copil născut pe 1 ale lunii, ziua 30 e ultima zi, nu ziua 31.
Obligația de a declara o are oricare dintre părinți. Dacă niciunul nu poate, art. 16 o trece pe medic, pe cei care au fost de față la naștere, pe asistentul social al spitalului sau pe orice persoană care a aflat de naștere. Există și o plasă de siguranță: normele prevăd la art. 42 alin. (3) înregistrarea din oficiu, în ultima zi a termenului, pe baza certificatului medical constatator transmis electronic de maternitate. Nu e un motiv să lași lucrurile să curgă, pentru că un act întocmit din oficiu se face fără declarația părinților despre nume și fără prezența lor.
Actul se întocmește de ofițerul de stare civilă din localitatea în care s-a produs nașterea (art. 14), adică a maternității, nu a domiciliului părinților. Cine naște în orașul reședință de județ înregistrează copilul acolo.
Ce prezinți la ghișeu
Lista este în HG 255/2024 art. 43 alin. (1):
- certificatul medical constatator al nașterii, pe formular-tip, cu număr de înregistrare, dată certă și semnătura medicului;
- actul de identitate al mamei și, dacă declară altcineva, al declarantului;
- certificatul de căsătorie al părinților, în original, dacă sunt căsătoriți; când poartă nume de familie diferite, o declarație scrisă a amândurora, dată în fața ofițerului de stare civilă sau la notar, despre numele pe care îl va lua copilul;
- pentru copilul din afara căsătoriei, declarația de recunoaștere a tatălui, dată în fața ofițerului de stare civilă, împreună cu consimțământul mamei privind numele de familie.
Dacă părinții s-au căsătorit în străinătate și nu au transcris încă certificatul de căsătorie, art. 43 alin. (5) din norme spune că nașterea se înregistrează abia după transcrierea căsătoriei. E pasul care prinde nepregătite familiile venite din diaspora să nască în țară: transcrierea căsătoriei trebuie făcută înainte, nu în cele 30 de zile de după.
Despre prenume, două reguli din art. 15 al legii: ofițerul refuză motivat prenumele indecente sau ridicole, iar prenumele declarat nu poate avea mai mult de trei cuvinte. Codul numeric personal se atribuie la înregistrare, dar numai copiilor cetățeni români (HG 255/2024 art. 43 alin. (6)).
Dacă ai depășit termenul
Aici circulă cea mai veche informație greșită: că după un an „se merge în instanță”. Nu mai e cazul din 2 mai 2022, când Legea 105/2022 a rescris art. 14^2. Situația de acum:
| Declarația făcută | Ce e nevoie | Termen de întocmire |
|---|---|---|
| între ziua 31 și un an de la naștere | cerere scrisă a declarantului, aprobarea primarului | până la 30 de zile de la solicitare |
| după un an de la naștere | cerere scrisă, aprobarea primarului, avizul conform al SPCJEP sau DGEPMB | 90 de zile de la solicitare |
Când nu există certificat medical constatator, actul se întocmește pe baza unei expertize medico-legale privind data nașterii și sexul, care este gratuită (art. 14^2 alin. (2^1) și (2^3)), plus declarația de recunoaștere a mamei.
Exemplar nou: pierdut, furat, rupt, plastifiat
Certificatul nu se „reface”, pentru că nu el este actul: actul de naștere stă permanent în registrul de stare civilă, iar certificatul e doar un extras eliberat pe baza lui. HG 255/2024 art. 163 enumeră situațiile în care primești, la cerere, un certificat nou: pierdere, furt, plastifiere, reținere de către autoritățile străine, deteriorare, distrugere. Cererea trebuie să descrie amănunțit împrejurările. Plastifierea merită subliniată: un certificat vechi băgat în folie termică la un chioșc este, în ochii normei, un certificat de înlocuit.
Odată eliberat, noul exemplar îl anulează pe cel anterior (art. 166 alin. (2)). Dacă cel vechi reapare într-un sertar peste un an, nu mai are valoare; nu îl folosi la un dosar.
De unde și cât durează
Regula veche te trimitea la primăria care avea registrul. Art. 158 alin. (1) din normele din 2024 spune că certificatele se eliberează de oricare serviciu public comunitar local de evidență a persoanelor sau, unde nu există, de oricare primărie, iar alin. (17) prevede că documentul se livrează la adresa din țară indicată în cerere. Când cererea se depune la un consulat, livrarea se face prin curier în străinătate (alin. (18)). Motivul pentru care asta funcționează e sistemul informatic integrat de stare civilă; detaliile, cu cifrele primului an, sunt în articolul despre noile documente de stare civilă.
Termenul: certificatul se tipărește în prezența solicitantului sau, dacă sunt necesare verificări, în cel mult 30 de zile (art. 162 alin. (2)). În practică, pentru un act înregistrat de mult sau într-o altă localitate, așteaptă-te la verificări.
Identitatea se dovedește cu actul de identitate valabil. Dacă e expirat, ofițerul verifică datele în evidența persoanelor și, dacă fizionomia nu corespunde cu fotografia din sistem, te trimite mai întâi după un act de identitate nou (art. 158 alin. (5)). Pentru cine a pierdut și buletinul, și certificatul, ordinea contează: cartea de identitate provizorie se eliberează tocmai când lipsește certificatul de naștere (HG 295/2021 art. 70 alin. (1)), așa că poți obține întâi actul provizoriu, apoi certificatul, apoi cartea de identitate definitivă.
Cine poate cere pentru altcineva
Legea 119/1996 art. 10 alin. (1) permite eliberarea către titular sau reprezentantul legal, către o persoană împuternicită prin procură specială și către un avocat cu împuternicire avocațială. Cuvântul „specială” nu e decorativ: procura trebuie să spună pentru ce document și ce operațiune e dată. Pe împuternicirea avocațială funcționează și serviciul nostru de certificat de naștere: cererea o depunem noi, documentul îl eliberează starea civilă, iar ce plătești e demersul și transportul. Dacă ești în țară și ai o dimineață liberă, drumul până la orice ghișeu de stare civilă e acum scurt.
Nu confunda exemplarul nou cu copia legalizată. Copia legalizată e o fotocopie certificată de notar după un certificat pe care îl ai; dacă nu îl mai ai, nu are ce să legalizeze.
Copil născut în străinătate: două drumuri diferite
Prima întrebare e dacă nașterea a fost sau nu înregistrată la autoritățile statului unde s-a produs, pentru că de aici se despart procedurile.
Nu a fost înregistrată local. Art. 14 din lege dă competența de a întocmi actul și ofițerului de stare civilă de la misiunea diplomatică sau oficiul consular al României în a cărui circumscripție s-a produs nașterea, în același termen de 30 de zile. Copilul primește direct act de naștere românesc, fără transcriere. Consulatele condiționează asta de faptul că nașterea nu a fost înregistrată la autoritățile locale.
A fost înregistrată local și ai un certificat străin. Art. 41 alin. (1) e categoric: actele întocmite de autorități străine au putere doveditoare în România numai după transcriere. Alin. (2) dă un termen de 6 luni de la înregistrarea nașterii în străinătate. Transcrierea se aprobă de primarul localității de domiciliu sau de ultim domiciliu din România, cu avizul conform al serviciului județean de evidență a persoanelor (alin. (3)). Pentru cetățenii români care nu au avut niciodată domiciliul în țară, competența e la Sectorul 1 București, cu un termen de 60 de zile (alin. (6)). Cererea se poate depune, și aici, la oricare serviciu de evidență a persoanelor, care trimite dosarul electronic celui competent (HG 255/2024 art. 98 alin. (4)).
Pentru copilul sub 14 ani, cererea o face unul dintre părinți, personal sau prin împuternicit cu procură specială (art. 99 alin. (2)). Dosarul, potrivit art. 100, cuprinde certificatul străin în original, legalizat după regulile de la art. 34, și traducerea legalizată în română sau, după caz, formularul standard multilingv. Art. 34 e locul unde se pierd cei mai mulți bani:
- documentele din statele Convenției de la Haga din 1961 se apostilează în statul emitent;
- documentele din statele membre UE aflate sub Regulamentul (UE) 2016/1191 sunt scutite de apostilă și de orice altă formalitate;
- documentele din statele cu care România are tratate de asistență juridică sunt scutite de apostilă;
- restul se supralegalizează, o procedură mai lungă.
Deci pentru un copil născut în Italia, Spania sau Germania nu apostilezi certificatul. Pentru unul născut în Marea Britanie, Statele Unite sau Canada, da. Transcrierea făcută fără avizul conform și fără aprobarea primarului e nulă de drept (art. 102 alin. (3) și (4)), motiv pentru care nu există scurtături.
Unde ți se cere și în ce formă
| Dosar | Se cere? | Sursa |
|---|---|---|
| prima carte de identitate, la 14 ani | da, original și copie | HG 295/2021, norme, art. 51 |
| preschimbarea cărții de identitate | da, original și copie, de fiecare dată | HG 295/2021, norme, art. 57 |
| pașaport, adult cu carte de identitate valabilă | nu | HG 94/2006, norme, art. 5 |
| pașaport cu carte de identitate provizorie | da, în original | HG 94/2006, norme, art. 5 lit. a) |
| pașaport pentru minor | da, în original | HG 94/2006, norme, art. 7 alin. (2) |
| declarația de căsătorie | da, în original, pentru amândoi | HG 255/2024 art. 64 alin. (1) lit. b) |
Cea mai frecventă confuzie la buletin: „e deja în sistem, l-am depus acum zece ani”. Datele sunt în evidențe, dar norma cere prezentarea certificatului la fiecare eliberare, iar originalul ți se restituie după verificare. Pentru școală, grădiniță sau botez nu există o cerință legală unitară; instituția sau parohia stabilește dacă vrea copie sau originalul la vedere, așa că întreabă înainte. Detaliile despre dosarul de căsătorie sunt în ghidul de căsătorie.
Pentru un dosar în străinătate
Certificatul românesc, în limba română, are nevoie de regulă de apostilă și traducere ca să fie acceptat afară, cu excepția statelor UE sub Regulamentul 2016/1191, unde apostila nu se mai cere. Pentru statele părți la Convenția CIEC nr. 16 de la Viena există o cale mai scurtă: extrasul multilingv al actului de naștere, cu rubrici numerotate identic în toate statele semnatare, care are aceeași putere doveditoare ca certificatul și se prezintă direct, fără traducere. Se cere de la aceleași ghișee ca și certificatul. Cele trei regimuri, cu lista de țări, sunt explicate în articolul despre documentele de stare civilă.
Dacă modelul vechi al certificatului te preocupă, nu e un motiv de înlocuire în sine: certificatele emise anterior rămân valabile. Vezi ce se schimbă și când merită un exemplar nou în articolul despre certificatul de naștere vechi.