Dacă ai firmă, ONRC e instituția cu care ai de-a face de trei ori pe an fără să vrei și de câteva ori în viață când chiar contează: la înființare, când muți sediul, când pui firma pe pauză și când o închizi. Pagina asta explică ce ține de fapt registrul comerțului, ce se plătește și ce nu, și apoi cele trei proceduri pentru care lumea ajunge aici: radierea, schimbarea sediului social și suspendarea. Cu actele din listele ONRC și cu articolele de lege lângă fiecare termen.
Ce este registrul comerțului
Legea care contează din noiembrie 2022 este Legea 265/2022. Ea a abrogat Legea 26/1990, pe care încă o citează multe ghiduri și chiar unele modele de certificate. Art. 4 spune că registrul comerțului este serviciul public de interes general prin care se înregistrează și se fac publice societățile, PFA-urile, întreprinderile individuale și cele familiale, iar art. 19 că ONRC este instituție publică în subordinea Ministerului Justiției. În fiecare județ există un oficiu pe lângă tribunal, dar din 2022 cererea se poate depune la oricare dintre ele (art. 85).
Pentru fiecare firmă registrul ține denumirea, numărul de ordine (J pentru societăți, F pentru PFA și întreprinderi), CUI-ul, sediul, durata, starea (în funcțiune, suspendată, în insolvență, dizolvată, radiată), obiectul de activitate pe coduri CAEN, asociații, administratorii și capitalul social. O parte din date sunt gratuite pentru oricine, pe portalul ONRC, prin art. 12: denumirea și forma juridică, sediul, numărul de ordine, CUI și EUID, starea firmei și reprezentanții legali. Restul se eliberează la cerere, contra cost, sub forma certificatului constatator sau a furnizării de informații (art. 11).
Partea pe care merită să o înțelegi este opozabilitatea. Art. 46 spune că înmatricularea și mențiunile sunt opozabile terților de la data înregistrării, iar dacă între registru și actele din dosar există neconcordanțe, față de terți prevalează registrul. Tradus: dacă ai schimbat administratorul prin hotărâre AGA dar nu ai înregistrat mențiunea, pentru bancă și pentru furnizori administratorul este tot cel vechi. Același articol adaugă că operațiunile făcute înainte de a 16-a zi de la înregistrare nu pot fi opuse terților care dovedesc că nu au avut cum să afle de ele.
Ce face ONRC, concret
Înmatriculează firme noi și înregistrează mențiuni, adică orice schimbare în actele firmei: sediu, denumire, asociați, administratori, coduri CAEN, capital, suspendare, dizolvare. Termenul de depunere a unei mențiuni este de 15 zile de la data actului care o generează (art. 43), iar registratorul soluționează cererea pe bază de înscrisuri în termen de o zi lucrătoare (art. 105). Registratorul, nu judecătorul delegat: din 2022 cererile se soluționează prin încheiere a registratorului, iar prezența fizică se cere doar când există suspiciuni de fals.
Publică. ONRC editează Buletinul electronic al registrului comerțului (art. 15), unde apar din oficiu încheierile registratorului, iar consultarea este gratuită. Publicarea în Monitorul Oficial, Partea a IV-a, a rămas obligatorie doar acolo unde legea o cere expres, de exemplu la dizolvare, iar actele se transmit de ONRC către Monitorul Oficial în cel mult 3 zile lucrătoare de la înregistrare (art. 16).
Eliberează documente despre ce scrie în registru: certificatul constatator, furnizarea de informații, raportul istoric, copii certificate. Despre certificat am scris separat, în ghidul certificatului constatator, pentru că are trei variante și fiecare dovedește altceva.
Și, mai puțin vizibil, ONRC verifică singur o parte din dosar. La înființare, la cesiunea de părți sociale sau la numirea unui administrator nou, cazierul fiscal al persoanelor implicate nu îl mai aduci tu: ONRC îl cere electronic de la ANAF, care răspunde în cel mult 2 ore (OG 39/2015 art. 8 alin. (2)). Dacă acolo apare o faptă înscrisă, cererea este respinsă, iar solicitantul află abia atunci. Detaliile sunt în ghidul cazierului fiscal.
Ce se plătește și ce nu
Regula e simplă și surprinzător de puțin cunoscută: pentru înmatriculare și pentru înregistrarea mențiunilor nu se percep taxe și tarife (Legea 265/2022 art. 44). Cine îți cere „taxa ONRC” pentru o schimbare de sediu îți cere de fapt propriul onorariu.
Există două costuri reale, amândouă în afara ONRC. Primul este publicarea în Monitorul Oficial, Partea a IV-a, acolo unde legea o cere: 152 lei pe pagina de manuscris în 2026 (Decizia Biroului permanent al Camerei Deputaților nr. 1/2026, publicată în Monitorul Oficial nr. 88 din 4 februarie 2026), iar o pagină de manuscris înseamnă 2.000 de semne cu spații, deci o hotărâre de dizolvare bine scrisă încape într-una. Al doilea sunt documentele pe care le ceri din registru, tarifate prin Ordinul ministrului justiției nr. 380/C/2024, în vigoare din 20 martie 2024: certificatul constatator 30 lei, furnizarea de informații 9 lei pe firmă, raportul istoric 250 lei pe firmă, copiile certificate 10 lei plus 1,5 lei pe pagină.
Radierea unui SRL
„Radiere” este ultimul pas dintr-un lanț cu trei verigi: dizolvare, lichidare, radiere. Pentru un SRL în care asociații se înțeleg, Legea 31/1990 art. 235 permite să hotărăști dizolvarea și modul de lichidare în aceeași hotărâre, cu cvorumul și majoritatea cerute pentru modificarea actului constitutiv, cu condiția să asiguri plata datoriilor sau înțelegerea cu creditorii. Este varianta pe care o folosesc aproape toate firmele mici, pentru că sare peste numirea unui lichidator. Împărțirea activelor rămase între asociați cere însă vot unanim, iar dacă unanimitatea lipsește, se intră în procedura clasică de lichidare.
Etapa I: dizolvarea cu lichidare simultană
Lista ONRC pentru această etapă are două piese obligatorii: cererea de înregistrare și hotărârea asociaților (sau decizia asociatului unic) de dizolvare și lichidare simultană. Dacă e cazul, se adaugă dovada acordului creditorilor pentru stingerea sau regularizarea datoriilor și împuternicirea persoanei care depune. Plus dovada plății tarifului de publicare în Monitorul Oficial, pentru că dizolvarea trebuie înscrisă în registru și publicată în Partea a IV-a (art. 232).
Cele 30 de zile
De aici vine durata minimă. Dizolvarea are efect față de terți abia după 30 de zile de la publicarea în Monitorul Oficial (art. 234), iar în același termen orice creditor poate face opoziție (art. 62). Pagina ONRC spune explicit că cererea din etapa a II-a se depune după trecerea acestor 30 de zile. Termenul nu se cumpără și nu se grăbește; există tocmai ca o firmă să nu dispară peste noapte cu facturi neplătite în urmă.
Etapa a II-a: radierea
Lista ONRC este scurtă: cererea de înregistrare completată la secțiunea de radiere, dovada publicării hotărârii de dizolvare (pe care ONRC o confirmă din oficiu, nu o aduci tu) și dovada calculării, reținerii și plății impozitului pe venitul din lichidare, cerută de art. 235 alin. (2) din Legea 31/1990 prin trimitere la art. 97 alin. (5) din Codul fiscal. Impozitul ăsta apare oricând asociații primesc ceva din lichidare, bani sau bunuri, și e motivul pentru care contabilul trebuie să închidă situația financiară de lichidare înainte de cererea de radiere. Transmiterea proprietății asupra bunurilor rămase se face la data radierii (art. 235 alin. (3)), iar registrul eliberează fiecărui asociat un certificat constatator al dreptului asupra activelor distribuite, cu care se poate intabula un imobil (alin. (4)).
Un lucru pe care ghidurile vechi îl repetă și care nu apare în lista actuală a ONRC: certificatul de atestare fiscală „fără datorii”. ONRC nu îl cere ca document la radiere. Datoriile contează în alt fel: art. 235 condiționează dizolvarea simultană de asigurarea plății pasivului, iar ANAF poate face opoziție în cele 30 de zile. O firmă cu impuneri din oficiu pentru declarații nedepuse nu trece de aici fără să le regularizeze.
Cu lichidator, când nu există înțelegere
Dacă asociații nu cad de acord asupra împărțirii sau firma are datorii care nu se pot regulariza, se numește un lichidator. Lichidarea trebuie terminată în cel mult un an de la înregistrarea mențiunii de dizolvare, iar oficiul o poate prelungi de cel mult două ori, cu câte un an (art. 260). La 3 luni după expirarea termenului, ONRC sau orice persoană interesată cere tribunalului radierea.
Ce rămâne după radiere
Firma dispare, urmele nu neapărat. Dacă firma fusese declarată inactivă fiscal înainte de radiere, inactivitatea rămâne înscrisă în cazierul fiscal al reprezentanților legali încă un an de la data radierii (OG 39/2015 art. 6 alin. (1) lit. j)). Iar dacă un administrator a fost ținut răspunzător patrimonial pentru datoriile firmei ajunse în insolvență, fapta intră în cazierul lui personal (art. 4 alin. (4) lit. b)) și îl blochează de la a mai înființa sau administra o societate până se scoate din evidență. Radierea făcută curat e, de fapt, biletul de intrare pentru următoarea firmă.
Schimbarea sediului social
Mutarea sediului este o mențiune ca oricare alta, cu o singură diferență importantă între același județ și alt județ. Lista ONRC pentru același județ cuprinde:
- cererea de înregistrare;
- declarația pe propria răspundere privind îndeplinirea condițiilor de funcționare pentru noul sediu;
- hotărârea adunării generale sau decizia asociatului unic, cu adresa nouă completă;
- documentul care atestă dreptul de folosință asupra spațiului: contract de închiriere, de comodat sau act de proprietate;
- actul constitutiv actualizat, în original;
- dacă sediul e într-un bloc de locuințe, avizul asociației de proprietari privind schimbarea destinației, pe formularul tip, cerut de Legea 196/2018;
- dovada plății tarifului de publicare în Monitorul Oficial, Partea a IV-a.
Avizul asociației e pasul care ia cel mai mult timp și cu care se începe. Legea 196/2018 art. 40 cere acordul scris al comitetului executiv și acordul prealabil scris al proprietarilor direct afectați, cei cu care spațiul se învecinează pe orizontală și pe verticală, plus o convenție privind activitatea declarată și numărul de persoane pe care se calculează cheltuielile. Vecinul de la etaj care nu răspunde la ușă poate amâna o mențiune cu săptămâni.
Ce nu mai apare în lista ONRC: certificatul de la ANAF privind sediul, pe care îl cereau procedurile de dinainte de 2022. Dovada dreptului de folosință plus declarația pe propria răspundere îi țin locul.
În alt județ
Transferul într-un alt județ înseamnă înregistrarea firmei la oficiul din județul nou. Lista ONRC adaugă cererea de verificare a disponibilității și de rezervare a denumirii, iar firma primește un număr de ordine nou; CUI-ul rămâne. Partenerii care te au în evidențe pe numărul vechi (banca, platformele de licitații, furnizorii cu contracte cadru) îți vor cere actele actualizate.
După ONRC
Încheierea registratorului se publică în Buletinul electronic și se poate vedea gratuit pe portalul ONRC. De aici încolo urmează partea care consumă timp: declarația de mențiuni la ANAF pentru schimbarea domiciliului fiscal (formularul 010, respectiv 700 pentru depunerea online), certificatul de înregistrare fiscală refăcut, banca, care aproape întotdeauna cere un certificat constatator emis după modificare ca dovadă că adresa nouă e în registru, facturile și site-ul cu adresa nouă. Contractele în derulare se actualizează prin act adițional doar dacă cealaltă parte o cere.
Ce întoarce dosarul
Un contract de sediu expirat la data depunerii. O adresă incompletă în hotărâre față de cea din contract: bloc, scară, etaj, apartament, toate trebuie să bată literă cu literă. Și problemele mai vechi din registru, mandat de administrator expirat sau capital nevărsat, care blochează orice mențiune nouă. Un certificat constatator scos înainte de a porni procedura arată exact ce e înscris la zi și scutește un drum. Lipsa unui înscris obligatoriu atrage respingerea cererii (Legea 265/2022 art. 77), iar redepunerea înseamnă o nouă zi lucrătoare de așteptare.
Suspendarea activității
Când firma nu mai are comenzi dar nu vrei să o închizi, legea oferă o pauză: inactivitatea temporară, înscrisă la registrul comerțului. Dosarul e cel mai scurt dintre cele trei. Lista ONRC: cererea de înregistrare, hotărârea adunării generale sau decizia asociatului unic privind suspendarea, în care trebuie scrisă data până la care se suspendă, și declarația pe propria răspundere din care rezultă că firma nu desfășoară nicio activitate din obiectul ei, nici la sediu, nici la sediile secundare, nici în afara lor. Fără publicare în Monitorul Oficial; încheierea apare în Buletinul electronic.
Termenul de 3 ani
Întreruperea nu poate depăși 3 ani de la înscrierea mențiunii. Consecința la capătul termenului e serioasă: Legea 31/1990 art. 237 alin. (1) lit. d) permite tribunalului, la cererea ONRC sau a oricărei persoane interesate, să dizolve societatea care nu și-a reluat activitatea după perioada de inactivitate temporară. ONRC afișează listele firmelor pentru care urmează să ceară dizolvarea cu cel puțin 15 zile înainte. Cine știe de la început că nu va mai folosi firma economisește trei ani de obligații administrative mergând direct pe radiere.
Partea fiscală, care s-a schimbat în 2022
Până în 2022, după mențiunea de la ONRC trebuia cerut separat la ANAF un regim de declarare derogatoriu, iar cine uita pasul descoperea după câteva luni un șir de declarații nedepuse și amenzile aferente. OG 11/2022 a rezolvat problema din oficiu: de la 3 februarie 2022, entitățile cu inactivitate temporară înscrisă în registrul comerțului nu mai au obligația să depună declarațiile fiscale aferente perioadei, începând cu data de 1 a lunii următoare înscrierii mențiunii (Codul de procedură fiscală art. 101). Scutirea încetează la reluarea activității sau la împlinirea celor 3 ani. Obligațiile pentru perioada de dinainte rămân.
Ce nu dispare: situațiile financiare anuale. Declarația de inactivitate care ține loc de bilanț există doar pentru firmele care nu au avut activitate de la înființare (Legea contabilității 82/1991 art. 36 alin. (2)); o firmă care a funcționat și apoi s-a suspendat depune în continuare situațiile anuale, chiar pe zero. Nedepunerea lor cu o întârziere de peste 60 de zile lucrătoare e, separat, cauză de dizolvare (Legea 31/1990 art. 237 alin. (1) lit. f)). Rămân și sediul social valabil pe toată durata, pentru că expirarea contractului de sediu este tot cauză de dizolvare (lit. c)), evidența contabilă și datoriile existente, pe care suspendarea nu le amână.
Suspendare corectă versus inactivitate fiscală
Sunt două lucruri diferite și confuzia costă. Suspendarea e decizia ta, înscrisă la ONRC. Inactivitatea fiscală e o sancțiune declarată de ANAF, de pildă pentru declarații nedepuse un semestru sau pentru sediu expirat, și ajunge în cazierul fiscal al firmei și al administratorilor din perioada respectivă. OG 39/2015 art. 4 alin. (4) lit. c) exceptează expres inactivitatea fiscală declarată ca urmare a inactivității temporare înscrise la registrul comerțului. Cu alte cuvinte, firma suspendată corect nu lasă urme în cazier; firma lăsată „în aer”, nesuspendată și nedeclarată, lasă.
Reluarea
Mențiune în oglindă: cerere, hotărârea de reluare și declarația pe propria răspundere privind condițiile de funcționare, la care se adaugă avizul asociației de proprietari dacă sediul e într-un bloc. De la ANAF, vectorul fiscal se reactivează prin declarație de mențiuni.
Suspendare, radiere sau vânzare
Suspendă dacă pauza e reală și are un capăt: sezonalitate, o plecare limitată, un an prost. Costul e administrativ (situațiile anuale, sediul), dar istoricul firmei și eventualele autorizații se păstrează. Radiază dacă activitatea s-a încheiat; procedura e mai lungă, dar după ea nu mai există nicio obligație. Vinde părțile sociale doar dacă firma are ceva de valoare pentru cumpărător, istoric, licențe, contracte, pentru că altfel cesiunea aduce aceleași verificări de cazier fiscal ale noilor asociați (OG 39/2015 art. 8 alin. (1) lit. d)) fără vreun câștig. Și, în orice variantă, nu lăsa firma nefolosită fără mențiune: declarațiile curg, amenzile se adună, iar inactivitatea fiscală ajunge în cazierul tău, nu doar al firmei.
Unde găsești ONRC
Portalul de servicii online este myportal.onrc.ro, cu cont și, pentru depunerea cererilor, semnătură electronică calificată (Legea 265/2022 art. 84). Pentru documente din registru fără semnătură electronică există serviciul InfoCert, cu plata doar prin card. Oficiile județene au program cu publicul în timpul săptămânii, iar formularele tip se descarcă gratuit de pe onrc.ro sau se dau la ghișeu. Dacă îți trebuie doar certificatul constatator și nu vrei cont pe portal, îl obținem noi și îl primești pe email; ce plătești în plus față de tariful ONRC de 30 lei e munca noastră, nu documentul.